Dear pembaca, sebenarnya informasi mengenai dokumen yang akan diminta untuk first-registration ataupun renewal dapat dibaca disini dan disini. Oleh karenanya, artikel ini tidak bertujuan untuk mengulang dokumen tersebut, melainkan memberikan tips dan trik berdasarkan permasalahan yang sering ditemui pada applicant dengan status pelajar. Artikel ini diharapkan dapat mengurangi peluang untuk ditolaknya aplikasi atau diminta balik karena kurangnya (atau tidak validnya) dokumen yang kita lampirkan saat interview. Sehingga, artikel ini dibuat berdasarkan permasalahan yang umum dan salah satu solusinya ya pren!

1. Permasalahan antrian

Antrian perpanjangan GNIB atau re-entry visa seringkali menjadi masalah karena ketersediaan slot waktunya sangat terbatas. Walaupun di web sudah diberikan warning minimal 10 minggu sebelum expiry date, namun kita sering kali tidak menemukan ada slot waktu tersedia di website. Untuk melihat availability dari slot appointment, kita diminta untuk memasukkan nomor passport, nomor GNIB dkk melalui form khusus dari website GNIB. Terkadang, proses ini begitu panjang padahal tujuan utama kita hanya untuk melihat slot yang tersedia yang belum tentu ada >.<

Oleh karenanya, terdapat seorang mahasiswa PhD Trinity College Dublin yang berasal dari India membuat mini web project untuk menangani masalah ini. Dalam website yang ia buat, ia menampilkan slot waktu yang tersedia dari website GNIB dan INIS tanpa harus terlebih dahulu memasukkan data-data kita. Website ini sangat handy untuk kita pantau sewaktu-waktu. Kita dapat memasukkannya kedalam bookmark list dan mengaksesnya kapan saja, terlebih ketika kita sudah dekat dengan expiry date namun belum menemukan slot appointment.

2. Permasalahan ketidak validan dokumen

Beberapa kasus penolakan aplikasi dikarenakan usia dari dokumen registrasi dari Universitas yang melebihi umurnya (max 5 hari kerja sejak di cap stempel). Oleh karenanya, kita wajib menghitung mundur dari jadwal appointment untuk kapan mulai order dokumen ini dari Academic Registry.

Dokumen lain yang diminta (untuk pelajar yang telah berumah tangga dan membawa serta dependent mereka) adalah proof of address yang dapat berupa tagihan listrik atau internet bulanan. Pada proof of address diwajibkan tercantum nama kita, bukan nama landlord.

3. Permasalahan dependents (jika ada dependent yang ikut bersama kita)

Untuk pelajar yang membawa keluarga (dependents), terdapat beberapa kasus bahwa officer GNIB meminta nama dependent tercantum juga di proof of address selain nama principal (untuk renewal). Untuk menambahkan nama spouse atau partner, dapat menghubungi provider listrik atau internet yang dilanggan. Proses penambahan nama ini relatif cepat (satu hari), namun bukti dokumen baru akan diperoleh untuk bulan depannya (atau per dua bulan untuk provider listrik tertentu). Sehingga, kita sebaiknya berjaga-jaga untuk mulai menambahkan nama spouse atau partner beberapa bulan sebelum jatuh tempo GNIB atau re-entry visa.

Walau, ada beberapa officer yang dapat menego dokumen ini dengan bukti surat nikah (marriage certificate in English translation), pada dasarnya dokumen proof of address ini bertujuan untuk mengklarifikasi apakah benar principal tersebut terikat hubungan dengan dependent. Salah satunya dengan cara proof of address dua nama (untuk yang tidak memiliki marriage certificate).

4. Permasalahan jasa pos (untuk aplikasi re-entry visa via post)

Untuk re-entry visa baik first-registration atau renewal dapat dilakukan dengan du acara: tatap muka langsung (yang berarti harus mengambil antrian lagi), atau mengirim dokumen via pos. Aplikasi via pos, aplikan akan diminta untuk mengirim semua dokumen dalam amplop (disukai bubble wrap yang tahan air) dan mengirimkannya ke alamat GNIB/INIS office.

Jasa pengiriman yang diminta haruslah yang track-able (registered) karena kita mengirim dokumen2 berharga seperti passports, GNIB cards, certificates.

Be nice, karena kita mengirim aplikasi via pos yang berarti tidak langsung tatap muka dengan INIS officer (yang mungkin juga tidak selalu nice, haha!), ada baiknya kita melampirkan cover letter. Cover letter ini diletakkan paling atas dari tumpukan dokumen kita. Isi dari cover letter ini adalah permintaan pemrosesan re-entry visa sekaligus kita mengklarifikasi beberapa hal seperti:

  • Free of charge for Indonesian citizen.
  • Checklist apa saja dokumen yang kita lampirkan dalam amplop tersebut, sehingga officer tidak lupa apa saja dokumen yang milik kita dari surat tersebut. Mungkin dalam sehari, officer tersebut mereview ratusan aplikan yang terkadang bikin lelah jiwa raga dan mengakibatkan ada satu dua dokumen kita yang lupa dikembalikan.
  • Meletakkan contact person (nomor HP atau email) in case si officer ingin mengklarifikasi sesuatu, sehingga kita dapat langsung dihubungi.
  • Mengucapkan terima kasih atas kesediaan officer memroses dokumen kita, yah walaupun memang itu pekerjaan dia sih, tapi tidak ada salahnya untuk berterima kasih 🙂

Setelah mengirimkan dokumen, dan sudah diterima oleh GNIB/INIS office (tracked from post office website), kita dapat memantau dokumen kita dari link berikut. Setiap harinya para officer akan mengupdate progress pekerjaan mereka berdasarkan dari waktu diterimanya dokumen kita. Misal, kita mengirim dokumen ke kantor pos hari Jumat sore, diterima oleh GNIB/INIS office hari Senin sore. Identitas yang dipergunakan untuk melacak progress dokumen kita pada web adalah hari Senin sore, bukan Jumat sore. Standar pengembalian dokumen biasanya 5 hari kerja, namun pada occasion tertentu (Christmas holiday, Summer holiday), dapat mencapai 10 hari kerja.

5. Template cover letter untuk permohonan re-entry visa via post

Untuk yang membutuhkan template cover letter, bias diakses dimari yes.

Permasalahan-permasalahan yang ada di atas tidak selalu muncul pada kota selain Dublin. Pada beberapa kota, antrian tidak selalu padat dan menggila sehingga mungkin kebutuhan akan web untuk memantau slot antrian tidak selalu tepat guna. Anyway, semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi pembaca, dan apabila ada permasalahan yang ditambahkan atau update informasi, kami akan sangat terbuka untuk menambahkannya pada artikel ini 🙂

Hidup pelajar Indonesia!

Penulis: Retno Vinarti

Update per 11 January 2018.

Leave a comment

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: